Organiser une réunion peut être une tâche intimidante, mais avec un peu de planification et d’attention aux détails, cela peut être un jeu d’enfant. L’Atelier Du Coworking vous propose un guide étape par étape de l’organisation d’une réunion, de la définition d’un objectif à l’envoi des invitations. Nous vous donnerons également quelques conseils pour préparer les documents et gérer les attentes. À la fin de cet article, vous devriez être prêt à organiser votre prochaine réunion au sein de nos locaux en toute confiance.
Fixer un objectif pour la réunion
On ne saurait trop insister sur l’importance d’avoir un objectif pour la réunion. Sans objectif, les réunions peuvent rapidement s’enliser dans les discussions et personne ne sera en mesure de profiter des opportunités qui s’offrent à lui. En outre, il est important de fixer des objectifs réalistes pour la réunion afin de s’assurer que toutes les personnes impliquées puissent en bénéficier. La fixation d’objectifs permet une meilleure planification et garantit que chacun a un résultat tangible à atteindre.
La façon de fixer un objectif pour la réunion peut varier en fonction de la situation, mais il existe des conseils généraux qui peuvent être suivis. Par exemple, fixer des objectifs spécifiques ou poser des questions qui aideront les participants à centrer leur discussion. De plus, fixer des échéances peut contribuer à ce que tous les participants aient un plan d’action clair à la fin de la réunion.
La fixation d’objectifs pour les réunions présente de nombreux avantages, notamment une meilleure communication, des discussions plus productives et une meilleure prise de décision en général. Si vous trouvez que vos réunions s’enlisent ou sont improductives, envisagez de prendre les mesures suivantes pour les améliorer.
Choisissez une date, une heure et un lieu
Pour mener à bien notre tâche, nous devons choisir une date, une heure et un lieu. Examinons chacun de ces facteurs plus en détail.
La date : La date que vous choisissez aura une incidence sur l’heure de votre tâche. Par exemple, si vous choisissez le 1er janvier à 17 heures, votre tâche sera terminée à 17 heures le 1er janvier. En revanche, si vous choisissez le 26 juin à midi, votre tâche sera terminée à midi le 26 juin, même si elle prendra plus de temps parce qu’il y a plus de monde ce jour-là.
Temps : le temps de votre tâche est également important. Si vous voulez terminer votre tâche en une heure, par exemple, vous devez choisir une heure qui se situe à moins d’une heure de 17 heures. En revanche, si vous souhaitez effectuer votre tâche sur plusieurs jours ou semaines plutôt que sur quelques heures, vous devez choisir une heure plus éloignée de 17 heures afin de ne pas interférer avec vos horaires de travail.
Le lieu : Le lieu de votre tâche a également son importance. Par exemple, si vous voulez faire quelque chose à l’intérieur plutôt qu’à l’extérieur (ou dans un endroit où le temps est plus clément), vous devez choisir cette option lorsque vous sélectionnez un lieu.
Créez un agenda
En matière de productivité, rien n’est plus important que d’avoir un agenda. Cela ne signifie pas que vous devez être productif en permanence ; en fait, il peut parfois être contre-productif d’essayer de vous forcer à travailler sur quelque chose que vous ne voulez pas faire. Cependant, lorsqu’il s’agit de progresser sur un projet ou un objectif, il est essentiel d’avoir un agenda. Voici quelques conseils pour créer un agenda :
- déterminez ce que vous voulez atteindre.
- Créez des jalons ou des objectifs qui vous aideront à suivre vos progrès.
- Assurez-vous que chaque point de votre agenda est associé à une tâche réalisable (par exemple, indiquez qui fera quoi et quand).
- planifiez vos créneaux horaires à l’avance afin de savoir de combien de temps vous disposerez chaque jour/week-end, etc.
- soyez réaliste quant au temps que tout prendra – ne vous attendez pas à ce que tout soit terminé du jour au lendemain !
Envoyez des invitations
En matière de marketing, l’une des choses les plus importantes que vous puissiez faire est d’envoyer des invitations à des consommateurs potentiels. Vous pourrez ainsi toucher un public plus large et créer un impact plus important.
Quelques facteurs clés doivent être pris en compte lors de l’envoi d’invitations : la formulation de l’invitation, l’offre et le nombre de personnes à inviter. Il est également important de veiller à ce que votre invitation soit envoyée d’une manière qui plaise à votre marché cible. Enfin, assurez-vous que vous disposez de suffisamment de ressources pour envoyer toutes les invitations que vous prévoyez d’envoyer.
Préparer le matériel
Avant une réunion, il est important de s’assurer que tous les documents nécessaires à la réunion sont préparés et disponibles. Cela permettra à la réunion de se dérouler de manière fluide et efficace, et minimisera les perturbations pendant la réunion. Les documents peuvent comprendre un ordre du jour, des notes, des présentations ou d’autres supports visuels.
Gérer les attentes
L’une des caractéristiques les plus importantes d’un bon gestionnaire de réunions est la possibilité de trouver facilement les créneaux horaires mutuellement disponibles. Les rappels de réunion peuvent vous aider à garder une trace de la date et du lieu de la réunion. En outre, vous pouvez ajouter des documents ou des points de l’ordre du jour à vos notes de réunion pour pouvoir vous y référer facilement par la suite. Enfin, attribuez des points d’action aux participants afin que chacun sache ce qu’il doit faire et quand il doit le faire.
Conclusion
En conclusion, l’organisation d’une réunion est une tâche aux multiples facettes qui nécessite une planification minutieuse et une attention particulière aux détails. Cependant, en suivant les étapes décrites dans cet article de blog, vous pouvez être sûr que votre prochaine réunion sera un succès.